Pemesanan Seminar Kit Untuk Mempemudah Persiapan Acara

Keberhasilan seminar bergantung langsung dari persiapan sebelumnya yang memadai dari pihak penyelenggara acara. Peristiwa ini memakan biaya, usaha dan juga waktu waktu. Oleh karena itu sangat penting bahwa acara tersebut memenuhi atau melampaui tujuan yang diinginkan untuk mengkomunikasikan informasi yang disajikan kepada kelompok sasaran yang dipilih. Globalisasi dan teknologi telah memberi kita kesempatan untuk mengadakan seminar dengan berbagai cara, oleh karena itu, pengelola yang memiliki banyak akal, baik di perusahaan pemerintah maupun swasta, harus waspada dan mau menerima perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan kerja mereka yang dapat berdampak pada profitabilitas, efisiensi dan efektifitas mereka.

Pengertian seminar

Secara tradisional seminar dianggap sebagai jenis perangkat pelatihan yang melibatkan pemahaman berbagai masalah dan keprihatinan. Setiap seminar memiliki audiens yang unik dengan keterampilan dan tujuan yang unik pula dan mungkin jumlah peserta yang berbeda-beda. Seminar banyak diadakan guna menjadi wadah penambahan ilmu secara efisien bagi mereka yang tidak memiliki kesempatan untuk melanjutkan studi namun ingin tetap mengikuti perkembangan ilmu melalui issu terkini.

Acara seminar umumnya dihadiri oleh pembicara yang memang ahli dalam bidangnya. Peserta yang mengikuti seminar juga biasanya adalah mereka yang mempunyai tujuan sama dengan tema yang diangkat. Diakhir acara, peserta juga dapat membawa kenang-kenangan telah hadir dalam acara seminar tersebut dalam bentuk souvenir yang sudah disiapkan oleh panitia baik melalui pemesanan kepada penyedia jasa maupun secara mandiri dipersiapkan. Souvenir tersebut bisa menjadi bukti lain disamping sertifikat yang akan didapatkan. Selain itu, hadirnya souvenir juga bisa menimbulkan kepuasan tersendiri bagi peserta yang sudah hadir dalam seminar.

pxhere.com

Persiapan Acara Seminar

  1. Tentukan fokus seminar anda dan kebutuhan anda

Penting untuk membingkai tujuan utama seminar anda sebelum melemparkan diri anda ke Google. Sebelum memulai pencarian anda, tanyakan pada diri sendiri pertanyaan yang tepat seperti mengapa saya menyelenggarakan seminar ini dan untuk tujuan apa? Apakah itu untuk pelatihan produk, peluncuran produk, atau pembangunan tim? Pesan apa yang ingin anda sampaikan dan kepada siapa?. Saat anda menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, anda akan berada dalam posisi untuk memilih paket dengan anggaran tertentu, jumlah tamu, dan gagasan tentang tanggal atau periode waktu untuk acara tersebut.

  1. Pilih lokasi yang cocok

Anda harus memilih satu atau beberapa jenis lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara anda dengan mempertimbangkan ketersediaan, tampilan dan nuansa fasilitas seperti peralatan audio visual, jumlah kursi yang tersedia, dll. Perlu diingat bahwa kriteria ini harus terkait untuk tujuan seminar.

  1. Tawarkan penginapan dan makanan

Jika seminar anda membutuhkan makanan, anda harus menghubungi layanan katering dan memberikan daftar kebutuhan yang terperinci. Hal yang sama berlaku untuk penginapan, jika acara anda mencakup dua hari atau lebih, pilihan hotel harus sesuai dengan harapan tamu anda.

  1. Atur intervensi dari pembicara

Ingatlah tujuan perusahaan anda (kesadaran merek, peningkatan penjualan, peningkatan pangsa pasar, dll.). Dan selalu pikirkan para peserta mengapa mereka datang ke acara ini dan apa yang perlu mereka ingat?. Dengan demikian, presentasi pembicara sangat penting untuk memastikan dampak seminar dan menyampaikan pesan yang benar.

  1. Buat jadwal dan program seminar

Jika Anda bertanggung jawab atas program ini, pastikan untuk menyoroti acara utama seminar serta waktu luang dan kegiatan sampingan. Sangat penting untuk memunculkan coffee break atau kegiatan yang akan mendorong percakapan. Jangan mengabaikan aspek penambahan relasi jaringan karena ini adalah fokus acara anda.

pxhere.com
  1. Personalisasi undangan anda

Ini mungkin tampak sepele tetapi banyak perusahaan lupa untuk mempersonalisasi undangan mereka. Ketika anda menerima undangan, bukankah anda lebih suka undangan itu ditujukan kepada anda secara pribadi daripada hanya menerima undangan umum? Ada beberapa pendekatan seperti email pribadi, atau alat online manajemen undangan. Formulir pendaftaran anda harus sesederhana mungkin sehingga prosesnya cepat dan tidak menyakitkan bagi pengguna. Tujuan utama anda hanya mengumpulkan informasi yang paling relevan.

 

 

  1. Branding di tempat

Apakah mengadakan konferensi meja bundar untuk 20 orang di kantor Anda atau seminar untuk 200 orang di luar lokasi. Selalu memastikan dampak visual merek anda. Misalnya anda dapat menampilkan logo anda pada materi komunikasi anda (presentasi Powerpoint, program acara, lencana untuk para tamu, dll.). Jika anggaran anda memungkinkan, maka jangan ragu untuk mendandani tempat itu dengan spanduk atau papan nama dengan gambar perusahaan anda. Tujuannya adalah untuk menampilkan merek anda dan pada saat yang sama membiarkan tamu berbaur dengan dunia anda.

  1. Siapkan sovenir atau bingkisan

Souvenir yang didapat dari acara seminar penting dimunculkan sebagai tanda terima kasih kepada audience dan pembicara. Pemilihan souvenir juga harusnya disesuaikan dengan tema seminar yang diadakan. Pelaksana seminar harus memahami apa yang dibutuhkan oleh para audience. Meski demikian, di zaman sekarang untuk mempermudah proses pemilihan dan  penyediaan barang, sudah banyak jasa yang menawarkan Paket Seminar kit sehingga penyelenggara hanya tinggal menyampaikan tema dan memilih opsi yang sudah disediakan oleh penyedia jasa. Dengan begitu waktu yang anda butuhkan untuk tahap ini bisa lebih singkat.